Datenschutz
Datenschutz
Kurzfassung: Wir verarbeiten die Daten, die Sie in Aktenlauf eingeben, um die Software bereitzustellen. Verarbeitung in Deutschland (Kern-Hosting) und der EU; das Kern-Hosting läuft auf dedizierter Hardware (RAID 1, regelmäßige Backups) in Deutschland. Falldaten exportieren Sie selbst; Datenschutz- und Löschanfragen laufen schriftlich. Kontakt: robin.spanier@robspan.de.
Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Anbieter. Für die personenbezogenen Daten, die Sie in Ihren Fällen speichern, sind Sie Verantwortlicher und Aktenlauf Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); dafür stellen wir einen AVV bereit.
Zwecke & Rechtsgrundlagen
Bereitstellung und Betrieb der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c) und die Auftragsverarbeitung für Ihre Falldaten (Art. 28 DSGVO).
Foto- und Text-Erfassung
Laden Sie ein Foto oder einen Text zur Erfassung hoch, wird dieser über einen in der EU betriebenen Dienst ausgewertet; das Ergebnis ist ein Vorschlag, den Sie prüfen und bestätigen. Ausweis- und Dokumentfotos sind personenbezogene Daten — daher die EU-Verarbeitung und der sichtbare Prüfschritt.
Unter-Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister nach Kategorie, Zweck und Region ein. Die konkreten Anbieter je Kategorie sind im AVV benannt.
| Kategorie | Zweck | Region |
|---|---|---|
| App-Hosting & Datenbank | Dedizierte Hardware (Bare Metal, RAID 1) mit regelmäßigen Backups; Betrieb der Anwendung und Speicherung Ihrer Falldaten. | Deutschland |
| Objektspeicher | Ablage hochgeladener Dateien und erzeugter Dokumente auf derselben Infrastruktur. | Deutschland |
| E-Mail-Versand | Transaktions- und Support-Nachrichten. | EU |
| Automatische Foto-/Text-Erfassung | Auswertung hochgeladener Fotos/Texte zu geprüften Vorschlägen. | EU |
Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Nutzung und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden sie gelöscht.
Ihre Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Verfügbare Falldaten-Exporte sind self-serve; weitere Datenschutzanfragen senden Sie per E-Mail. Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Dies ist eine Funktionsbeschreibung, keine Rechtsberatung. Für die Einhaltung Ihrer Pflichten (z. B. Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung, Rechnungsstellung im Einzelfall) sind Sie verantwortlich.